隨著《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》不斷地深入貫徹落實(shí)，我國(guó)檔案信息化建設(shè)亦逐步推進(jìn)。最近幾年來(lái)，我國(guó)檔案信息化程度更是處于不斷提高階段，各個(gè)地區(qū)、各個(gè)部門的檔案管理工作逐步從傳統(tǒng)的手工管理方式向現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變。

　　主要依據(jù)有以下幾點(diǎn)：

　　(1)國(guó)家《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》要求進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)檔案規(guī)范化管理、提升企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平。2000 年，國(guó)家檔案局提出了推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)，2002 年，國(guó)家檔案局正式發(fā)布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，各地檔案行政管理部門相繼對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了多方部署，并取得了一定的成效。2009年，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》發(fā)布，要求進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)檔案規(guī)范化管理、提升企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平，國(guó)網(wǎng)公司高度重視檔案信息化建設(shè)，公司檔案管理工作和檔案信息化建設(shè)受到國(guó)務(wù)院國(guó)資委的高度肯定，認(rèn)為“國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)涵蓋了檔案管理工作的全過(guò)程，并能夠支持?jǐn)?shù)字化檔案信息的各項(xiàng)功能，以及檔案擴(kuò)展資源管理和知識(shí)管理。但由于營(yíng)銷業(yè)務(wù)的特殊性，目前營(yíng)銷業(yè)務(wù)檔案管理尚游離于公司整體檔案管理體系之外，如何進(jìn)行營(yíng)銷檔案管理信息化建設(shè)滿足特定的業(yè)務(wù)需求正是本項(xiàng)目研究的內(nèi)容。

　　(2)《國(guó)家電網(wǎng)公司“十二五”信息化規(guī)劃》要求促進(jìn)企業(yè)資源信息化管理與利用，營(yíng)銷檔案管理信息化是營(yíng)銷信息化工作的重要組成部分。隨著公司“三集五大”體系建設(shè)的推進(jìn),對(duì)營(yíng)銷檔案的集約化管理提出了更高的要求。營(yíng)銷部門承載著業(yè)擴(kuò)報(bào)裝、電費(fèi)計(jì)費(fèi)、電能計(jì)量、用電信息采集等關(guān)鍵業(yè)務(wù)以及95598電話語(yǔ)音、互動(dòng)網(wǎng)站、銀電聯(lián)網(wǎng)等對(duì)外服務(wù)工作，具有業(yè)務(wù)復(fù)雜、與客戶交互文件多、信息資源量大等特點(diǎn)，營(yíng)銷紙質(zhì)文檔管理工作也日益繁重，電子文件管理和紙質(zhì)文件管理的需求日益突出。與此同時(shí)，隨著公司“SG186”信息化建設(shè)竣工以及“SG-ERP”工程推進(jìn)，無(wú)紙化辦公和電子化作業(yè)已成為公司信息化發(fā)展趨勢(shì)，營(yíng)銷部門也越來(lái)越多地采用電子文件進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理和日常管理，電子文件對(duì)于提高辦事效率、加快查詢速度、提高優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平發(fā)揮了越來(lái)越重要的作用。因此，做好營(yíng)銷業(yè)務(wù)紙質(zhì)文件的收集、保管、利用及電子化等管理工作，成為營(yíng)銷信息化工作的重要組成部分。

　　(3)《國(guó)家電網(wǎng)公司十二五電力營(yíng)銷發(fā)展規(guī)劃》要求實(shí)現(xiàn)“管理方式專業(yè)化、技術(shù)手段智能化、客戶服務(wù)互動(dòng)化”及“客戶側(cè)用電安全隱患的備案率要達(dá)到100%”。利用信息化、智能化手段管理好營(yíng)銷客戶檔案符合《國(guó)家電網(wǎng)公司十二五電力營(yíng)銷發(fā)展規(guī)劃》的要求。電力客戶檔案指供用電雙方在業(yè)擴(kuò)報(bào)裝、變更用電、用電檢查、電費(fèi)抄核收和日常營(yíng)業(yè)管理等各類供用電活動(dòng)過(guò)程中形成的用于明確雙方權(quán)利義務(wù)、載明雙方履行情況的紙質(zhì)文書和電子文檔的集合。電力客戶檔案管理是營(yíng)銷部最重要的工作之一，其特點(diǎn)是種類繁多、數(shù)據(jù)量大，客戶檔案不但以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存放于營(yíng)銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)中，而且包含非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，主要包括用戶提供資料的掃描件、涉及現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)(勘查、用電檢查、營(yíng)業(yè)普查)的工作單(營(yíng)銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生)等內(nèi)容;供用電合同涉及法律事宜，在現(xiàn)有司法體系下，合同文本必須以書面文檔為準(zhǔn)，為方便業(yè)務(wù)人員工作，這些合同的文本或掃描件可借助非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)和展現(xiàn);客戶服務(wù)過(guò)程中的過(guò)程文件，特別是帶有簽字的、原始的、紙質(zhì)的檔案，是供電企業(yè)、用電客戶雙方的職責(zé)劃分憑證，全部文件需要作為檔案永久保存(客戶銷戶后，按電力法等相關(guān)規(guī)定，保留一段時(shí)間)。目前，營(yíng)銷部的客戶檔案管理工作顯得日益繁重，客戶檔案數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、精益化管理的需求變得日益突出。

　　(4)根據(jù)《關(guān)于開展電子文件管理試點(diǎn)工作的通知》、《公司電子文件啟動(dòng)會(huì)營(yíng)銷部講話稿》的要求，開展電子文件管理試點(diǎn)工作，建立起統(tǒng)一的營(yíng)銷客戶電子檔案信息化管理系統(tǒng)。2012年1月18日，國(guó)電聯(lián)辦印發(fā)《關(guān)于開展電子文件管理試點(diǎn)工作的通知》(國(guó)電聯(lián)辦發(fā)〔2012〕1號(hào))明確5個(gè)省、9個(gè)單位(中編辦、國(guó)土資源部、衛(wèi)生部、審計(jì)署、海關(guān)總署、國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局、國(guó)家檔案局，中石化，國(guó)家電網(wǎng)公司)為國(guó)家電子文件管理試點(diǎn)單位。2012年3月28日營(yíng)銷部電子文件啟動(dòng)會(huì)發(fā)表“落實(shí)公司電子文件管理要求，做好電子文件管理試點(diǎn)工作”的講話，規(guī)劃了營(yíng)銷檔案管理的目標(biāo)與初步工作計(jì)劃。做好電力客戶檔案的收集、生成、歸檔、保管、更新、借閱和銷毀的全過(guò)程管理及檔案室建設(shè)，可以有效預(yù)防企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，不斷提高優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平，促進(jìn)營(yíng)銷基礎(chǔ)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、精益化、法制化，同時(shí)可以為公司電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)提供堅(jiān)強(qiáng)支撐。項(xiàng)目建設(shè)遵循“標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、分級(jí)集中、動(dòng)態(tài)管理、信息管控”原則，確�？蛻魴n案合法有效、完整準(zhǔn)確，做到妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。